TUGAS Pengantar Bisnis Modern bab 5

BAB 5

DESAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

♣PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mnecapai tujuan          

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi dan mencapai tujuan. Definisi organisasi itu meliputi tiga elemen pokok, yakni interaksi manusia, kegiatan yang mengarah pada tujuan, dan struktur.

Jika suatu perusahaan tumbuh, kebutuhan akan organisasi semakin meningkat. Dengan semaikn besarnya perusahaan, kiranya semakin diperlukan adanya spesialisasi jumlah karyawan yang lebih banyak; misalnya mempunyai satu angkatan penjalan, atau dapat juga mempunyai suatu departemen akuntansi, tidak hanya satu pemegang buku.

♣ ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

♥ Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang,tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajeman agar pekerjaan dapat dilakukan.

Beberapa faktor yana harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi folmal adalah:

♦Wewenang,

♦Tanggung jawab,

♦Pertanggungjawaban,

♦Delegasi ,dan

♦Koordinasi

♥ Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas hubungan wewenang formal.

Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :

                  ♦ Anggota-anggota kelompok dalam ( inner group )

                  ♦Anggota-anggota kelompok pinggir ( fringe group )

                  ♦Anggota-amggota kelompok luar (out group )

♥ Sentralisasi VS Desentralisasi

Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen.
♦ Organisasi yang disentralisasi
Organisasi manajemen yang disentralisasi merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya ekssekutif puncak.
♦ Organisasi yang didesentralisasi
Manajemen yang didesentralisasi merupakan suatu uasaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

♣ STRUKTUR  ORGANISASI  DAN PENYUSUNNYA

♥  Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

♦      Interaksi kemanusiaan

♦      Kegiataan yang terarah ke tujuan

♦      Struktur

Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan   organisasi. Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “ menyediakan barang yang berkualitas baik dengan  harga bersaing kepada konsumen”.

♥ Hierarki Tujuan

            Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.

♥ Departementalisasi

           Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi . Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaraan, pembelanjaan, dan personalia.

♥ Wewenang dan Tanggung Jawab

           Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harusnya menugaskan sebagian kegiataannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

            Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas- tugas yang ditugaskan. Di samping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut.

♥ Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

            Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentang pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

            Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah:

♦   Jenis pekerjaan

♦   Pelatihan karyawan

♦   Kemampuan manajer

♦   Efektifitas komunikasi

♥ Menjamin Komunikasi yang Efektif

            Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang  jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi.

♥ Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

           Dengan meningkatkan kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menanmbah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami bersifat yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas.

♣ Bentuk-bentuk struktur organisasi
Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).

Empat bentuk organisasi ini :
♥ Organisasi garis (line organization)
♥ Organisasi garis dan staff (line and staff organization)
♥ Organisasi fungsional (funcional organization)
♥ Komite (committee)
♥ Organisasi matrik

♠ Organisasi garis
Kekuasaan secara mengalir langsung dari direktur ke kepala bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan di bawahnya.

♥ Kebaikan :
♦Adanya kesatuan dalam pimpinan pemerintah
♦Pimpinan lebih cepat mengambil keputusan sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
♦Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah.
♦Menghemat biaya sebab pengawasab kegiatan dilakuakan seorang saja.

♥ Keburukan :
♦Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
♦Tidak hanya spesialisasi menyebabkan tugas berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
♦Kurangnya kerjasama antara masing-masing bagian.

♠  Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.

♥ Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

♦Pimpinan lebih leluasa dalam memberiakn saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya

♦ Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan.

♦ Staf dapat mendidik para petugas.

♦Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

♥ Keburukan Organisasi Garis dan Staf

♦ Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

♦ Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepad staf daripada atasannya.

♦ Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

♠ Organisasi Fungsional

            Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau Ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

♥Kebaikan Organisasi Fungsional

♦   Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.

♦   Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

♥ Keburukan Organisasi Fungsional

♦   Membingungkan para pekerj karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

♦    Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

♦     Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

♦   Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer

.

♠Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

♦    Suasananya santai dan bersifat informal.

♦   Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

♦    Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

♦    Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.

♦    Keputusan diambil secara konsensus.

♦    Masing-masing anggota bebas mengemukkan pendapat.

♦    Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

♥    Kebaikan Komite

♦ Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.

♦ Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

♦  Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

♦Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

♥    Keburukan Komite

♦ Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaanya.

♦  Keharusan untuk berkompromi

♦  Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

♦  Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

♠ Organisasi Matrik

Bentuk baru yang disebut organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisai garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat di definisikan sebagai struktur organisasi di mana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

♥ Kebaikan Organisasi Matrik
♦ Luwes
♦ Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik
♦ Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada

♥ Keburukan Organisasi Matrik
♦ Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional ( satu alasan untuk masing-masing individu )
♦ Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
♦ Konflik dapat muncul antara manjer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

♣ PERILAKU KEORGANISASIAN

♥Kelompok Kerja

Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka senagai satu kelompok.

Kebutuhan dari kelompok, antara lain kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.

Keanggotaan berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu: keakraban satu sama lain, kepentingan bersama, pekerjaan serupa, dan persahabatan.

♥Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

♦Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Kepuasan jabatan mungkin meruakan sikap jabatan yang banyak diteliti. Kepuasan jabatan dipandang indicator yang  bermanfaat bagi manajemen yang menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Moral merupakan sikap umum darim angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

♦ Kepemimpinan

Kepemimpinan berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Manajer yang baik pasti akan mandapatkan hasil pekerjaan yang lebih baik dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya pimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektf.

Sumber: buku Pengantar Bisnis Modern

(Pengantar ekonomi perusahaan modern)

edisi ketiga

oleh: Basu Swastha DH., SE., MBA.

Ibnu Sukotjo W. SE

leberty, Yogyakarta

 

FELICIA APRILIANI

22210714

1 EB 17